cải tạo văn phòng 

Văn phòng là nơi thể hiện các mối quan hệ đối nội và đối ngoại của cơ quan, tổ chức , ở đó giải quyết hệ thống các văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, các hoạt động tham mưu, tổng hợp , là công cụ quản lý quan trọng, cần thiết, hỗ trợ công tác quản lý cho công tác nhà quản trị.

Văn phòng cũng thực hiện chức năng tiếp khách , các đối tác , khách hàng, các tổ chức cá nhân bên ngoài cơ quan, doanh nghiệp nên lãnh đạo tổ chức sản xuất kinh doanh, dịch vụ đều ngày càng chú trọng đến việc thiết kế cải tạo và khai thác công năng hoạt động của văn phòng.

Môi trường làm việc văn phòng ẩn chứa nhiều yếu tố ảnh hưởng đến sức khỏe, khả năng tư duy sáng tạo của từng cá nhân. Thiết kế lại văn phòng giúp sắp xếp lại nơi làm việc, không gian làm việc , cải thiện môi trường làm việc phù hợp với người sử dụng, tạo sự an toàn, tâm lý thoải mái, tang năng suất lao động , giảm sự bất tiện, khó khan khi làm việc, giảm nguy cơ chấn thương hay bệnh nghề nghiệp .

Thiết kế cải tạo văn phòng hài hòa giữa con người với máy móc và môi trường, làm cho công cụ, thiết bị công việc phù hợp với con người

Người làm việc văn phòng cũng gặp phải một số vấn đề ảnh hưởng đến sức khỏe , tâm lí và hiệu quả làm việc như nhiệt độ, độ ẩm , cường độ sáng , tiếng ồn, rung động, màu sắc, bầu không khí, tư thế ngồi , không gian làm việc… đòi hỏi thiết kế hệ thống làm việc hợp lý .

Tiêu chuẩn thiết kế, thi công văn phòng đảm bảo an toàn và sức khỏe cho người lao động như tiêu chuẩn khi làm việc với máy tính, các đòi hỏi đối với công việc liên quan đến thiết bị hiển thị màn hình . Các yếu tố chính của hệ thống làm việc văn phòng gồm thiết bị văn phòng ( màn hình, bán phím,. Bàn ghế, tủ, máy in, máy photo, ) điều kiện môi trường ( không gian làm việc, ánh sáng, tiếng ồn, nhiệt độ, hệ thống điện… ) Việc  tổ chức sắp xếp công việc. Sự sắp đặt và định hướng vị trí ngồi cá nhân cần thỏa mãn các yêu cầu sau

• Không có ánh sáng gây lóa màn hình hiển thị của máy tính, máy điểu khiển
• Ánh sáng thích hợp với nhu cầu công việc
• Ánh sáng đồng đều, trong khu vực làm việc của từng cá nhân
• Không có gió lùa lạnh hoặc nóng gây khó chịu
• Khả nưng ra vào vị trí làm việc không bị cản trở và an toàn
• Khả năng hợp tác giữa các cá nhân với nhau và với khách hàng được thuận lợi
• Tính riêng tư được đảm bảo
• Dễ dàng điều khiển và bảo dưỡng cửa sổ, thiết bị làm nóng/ lạnh

Việc thiết kế cải tạo văn phòng làm việc đáp ứng các nguyên tắc chung phụ thuộc vào các yếu tyố nơi làm việc , người lao động, yêu cầu công việc, môi trường vật lý , đặc điểm tòa nhà, văn phòng và hiệu quả công việc

Việc thiết kế không hợp lý làm tăng khối lượng công việc và giảm hiệu suất làm việc . Việc thiết kế hợp lý làm giảm thời gian và công sức xử lý công việc và hiệ quả tăng lên gấp bội

Các đòi hỏi thiết kế tiêu chuẩn chia làm 3 loại

• Yêu cầu đối với vị trí làm việc cá nhân Không nên có gió lùa lạnh hoặc nóng gây khó chịu ở chỗ ngồi hoặc khả năng ra vào vị trí làm việc không bị cản trở và an toàn
• Yêu cầu về sắp xếp và định hướng, không có ánh sáng chói chiếu vào màn hình hoặc ánh sáng đồng đều trong khu vực làm việc của từng cá nhân
• Yêu cầu về không gian tự do cần thiết

Các tiêu chí thiết kế thi công văn phòng được xem xét trong việc thiết kế, bố trí không gian sống và làm việc của con người phải phù hợp với nhân trắc học như tầm với, khoảng trống và tư thế ngồi / đứng làm việc của người làm động .

Các nguyên tắc bài trí không gian làm việc hợp lý trả lời cho câu hỏi ? cái gì đặt ở đâu ? cho biết cách sắp xếp, bố trí đồ đạc , thiết bị máy móc bảng điều khiển, màn hình hiển thị … trong 1 văn phòng hoặc sự sắp xếp thông tin cơ sở dữ liệu

• Những thứ quan trọng được đặt ở nơi dễ thấy nhất
• Những thứ được sử dụng thường xuyên được đặt ở chỗ dễ lấy nhất
• Những thứ có chức năng giống nhau hoặc bổ trợ nhau được đặt gần nhau
• Những thứ được sử dụng theo thứ tự được sắp xếp theo thứ tự sử dụng

Thiết kế một văn phòng làm việc cho nhóm người lao động hành chính đảm bảo các tiêu chí về ánh sáng, thông gió nhiệt độ, độ ẩm tiếng ồn và rung động. Các yếu tố vi khí hậu, màu sắc cây xanh, hình dạng kích thước bàn ghế, thiết bị văn phòng, lối đi , lối thoát hiểm, thiết bị phòng cháy chữa cháy,. Nơi ăn uống ngủ nghỉ cho nhân viên và đạt yêu cầu về thẩm mĩ để có thể sử dụng lâu dài và bền vững , được lãnh đạo và nhân viên trong công ty chấp nhận

Công ty GMT với quy mô 50 nhân viên hoạt động trong lĩnh vực thiết kế thi công cải tạo văn phòng , cung cấp bàn ghế văn phòng chắc chắn sẽ làm hài long quý khách hàng

Trước khi thiết kế dữ liệu về những hoạt động được thực hiện ở nơi làm việc sau thiết kế, cải tạo văn phòng  và nhu cầu của người lao động được thu thập gồm :

• Số người làm việc thường xuyên và tạm thời
• Các bộ phận cấu trúc của tổ chức
• Các hoạt động được tiến hành bởi mõi bộ phận nhu cầu hợp tác giữa các bộ phận , nhu cầu tiếp khách, nhu cầu an toàn và các nhu cầu riêng biệt của từng bộ phận
• Hoạt động của mỗi cá nhân , nhu cầu hợp tác giữa các cá nhân, nhu cầu ánh sáng , tiếp khách nhu cầu riêng tư
• Nhu cầu về máy tính, máy in, tủ hồ sơ

Bản thiết kế bao gồm các yếu tố cố định như tường, cửa sổ , cửa ra vào, hệ thống làm mát, thông gió… Phòng làm việc cá nhân  là nơi mà mỗi cá nhân có một không gian kín riêng. Phòng làm việc mở là mọt phòng rộng, không có vách ngăn. Là không gian làm việc chung . Phòng làm việc linh hoạt là nơi mà đồ đạc, thiết bị có thể di chuyển dễ dàng

Có thể sắp xếp lại vị trí làm việc phụ thuộc vào số người trong văn phòng . Vào dự án hay công việc cụ thể đang triển khai. Văn phòng không địa chỉ là xu hướng mới trong quản trị văn phòng giúp giảm chi phí, trong đó người lao động làm việc trực tuyến và không có chỗ làm việc cố định. Mỗi loại văn phòng có điểm mạnh va điểm yếu khác nhau.

Phòng làm việc cá nhân tăng cường tính riêng tư , kiểm soát tốt hơn điều kiện môi trường , phù hợp với nhu cầu người lao động . Tuy nhiên chúng đắt đỏ hơn trong xây dựng và bảo trì. Không dễ dàng thay đổi để phù hợp với nhu cầu thay đổi công việc gây khó khan cho sự hợp tác và giám sát.

Phòng làm việc mở thuận lợi cho sự thay đổi nhu cầu công việc và sự hợp tác giữa các cá nhân nhưng đễ gặp bất lợi từ môi trường xung quanh như tiếng ồn, điều kiện khí hậu , không tối ưu và thiếu tính riêng tư

6 giai đoạn thiết kế, cải tạo văn phòng làm việc

Việc thiết kế văn phòng làm việc gồm sáu giai đoạn , mỗi giai đoạn đều có dữ liệu và yêu cầu tương ứng

Giai đoạn 1 : Xác định không gian khả dĩ. Giai đoạn này xác định không gian chưa có đồ đạc, thiết bị đảm bảo lối đi tự do. Khả năng thao tác và bảo trì các yếu tố như cửa sổ , cửa ra vào, quạt thông gió, điều hòa không khí… không gặp trở ngại

Giai đoạn 2 : Thiết kế các khối làm việc . Mỗi khối làm việc gồm bàn, ghế, tủ tài liệu , ghế ngồi cho khách hàng và các thiết bị cần thiết cho công việc. Không gian tự do cho việc đi lại giữa các khối làm việc. Nhu cầu công việc mỗi khối khác nhau như khối làm việc dành cho thư ký, kế toán,. Kinh doanh. Khối làm việc cho dịch vụ khách hàng … Các khối làm việc khác nhau về kích thước , hình dáng và thành phần

Giai đoạn 3: Sắp xếp các đơn vị tổ chức . Phụ thuộc vào hình dạng không gian, diện tích sử dụng của mỗi không gian mà bàn làm việc có thể đặt vào diện tích cần thiết cho mỗi thiết bị, đồ đạc , khoảng cách giữa các thiết bị, yêu cầu riêng của từng thiết bị….để xác định vị trí của từng đơn vị tổ chức bên trong tòa nhà .

Diện tích sử dụng bằng hiệu của tổng diện tích và diện tích không thể đặt thiết bị nào ( gọi là diện tích không thể sử dụng ). Ta cần tính toán diện tích có thể sử dụng của mỗi không gian và diện tích cần thiết cho mỗi đơn vị tổ chức , từ đó xác định không gian nào có thể đặt các đơn vị tổ chức rồi vẽ sơ đồ mặt bằng .

Nếu hai đơn vị tổ chức có liên hệ công việc mật thiết thì bố trí gần nhau, nếu hai đơn vị của tổ chức không liên hệ với nhau thường xuyên thì đặt xa nhau

Giai đoạn 4: Sắp xếp các khối hay phòng làm việc . Các phòng làm việc được sắp xếp sao cho thuận lợi cho sự hợp tác giữa các đồng nghiệp. Vị trí phòng tiếp khách gần cửa lối vào. Các vị trí làm việc đặt gần cửa sổ để có ánh sáng và khung cảnh, cường độ sáng có thể điều chỉnh bằng rèm hoặc mành, cảnh nhìn xa giúp thư giãn cho cơ mắt . Chỗ ngồi nên tránh luồng khí từ điều hòa hoặc từ cửa sổ đang mở.

Các khối làm việc tạo ra lối đi thẳng ra cửa , bề rộng nối đi 1 người ít nhất là 60cm và lối đi hai người ít nhất là 120cm. Để không gian trống phía trước và bên cạnh công tắc và phích cắm trên tường. Không gian cho khách chờ rộng ít nhất 120 cm , dài n X45cm với n là số khách chờ tối đa

Giai đoạn 5 : Định hướng của các phòng làm việc không để ánh sáng cửa sổ hoặc cửa ra vào chiếu vào màn hình máy tính, máy hiển thị số liệu đo đạc. Các thiết bị hiển thị màn hình khác vì gây lóa màn hình, các màn hình nên tạo với góc vuông với cửa sổ. Không có nguồn sáng tạo góc 40 độ với phương quan sát tránh lóa . Định hướng khối làm việc sao cho nhân viên có thể quan sát cửa ra vào và thuận lợi cho sự hợp tác giữa thành viên trong nhóm làm việc

Giai đoạn 6 : Điều chỉnh cuối cùng và đánh giá . Sử dụng tốt hơn không gian đã cho bằng cách tận dụng không gian trống không cần thiêt. Sắp xếp các thành phần của khối làm việc cho phù hợp với hình dạng tòa nhà. Tạo ra lối đi thẳng và không bị cản trở tới các khối làm việc. Các vách ngăn tăng tính riêng tư cho cá nhân hoặc nhóm làm việc đáp ứng yêu cầu công việc cụ thể

Khi cải tạo văn phòng Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về chiếu sáng, mức cho phép chiếu sáng tại nơi làm việc, theo đó quang thông cho phép tại văn phòng, công sở từ 300-750lux và đảm bảo đủ độ sáng cho làm việc với máy tính, đọc bản tin và mọi hoạt động khác. Vị trí nguồn sáng được bố trí không gây lóa mắt, không gây lóa màn hình hiển thị, góc tạo bởi mặt phẳng ngang và đường từ mắt tới đèn không nhỏ hơn 30 độ.

Không dùng đèn công suất lớn mà bố trí nhiều đèn công suất nhỏ ở các vị trí khác nhau trong phòng . Không sử dụng vật liệu phản chiếu sáng mạnh ở các máy, thiết bị, bàn làm việc , tường cửa.

Màu sắc phù hợp tạo tâm lí và cảm xúc tích cực , đảm bảo phân biệt các thiết bị , nơi nguy hiểm và an toàn. Nhiệt độ độ ẩm và tốc độ chuyển động không khí phù hợp với quy chuẩn Việt Nam.

Văn phòng có các thiết bị điện tử như máy tính, máy in, máy photo, các giấy tờ sổ sách nên khi xảy ra chập điện dễ sinh tia lửa điện và vật liệu dễ cháy. Nên trong các thiết kế văn phòng phải bố trí nơi đặt bình cứu hỏa, phải có biển cảnh báo nơi quy tắc dùng điện, dùng lửa, lối thoát hiểm và biện pháp đối phó trong tình huống khẩn cấp.

Thiết kế cải tạo văn phòng cần chú ý Trên trần là hệ thống đèn chiếu sáng, đèn trang trí quạt trần được bố trí để không che chắn sánh sáng chiếu xuống nền. Văn phòng hiện đại không cầu kì về nội thất nhưng đảm bảo được sự đồng bộ,. chỉn chu , chuyên nghiệp, sạch sẽ, thuận tiện.

Không gian được cảm nhận từ môi trường ba chiều. Các hiệu ứng tạo ra từ các diện bề mặt bao quanh không gian và mối tương quan giữa chúng phải được cân nhắc kỹ khi thiết kế nội thất văn phòng

Yếu tố mang tính quyết định đầu tiên ảnh hướng đến không gian là hình dạng của nó, các bề mặt bao quanh cũng như kích thước của chúng. Vì vậy  cần phải quan tâm đến kích thước toàn bộ các bề mặt này, chẳng hạn như tường, sàn và trần nhà

Có nhiều rằng buộc khi cải tạo văn phòng làm việc , ví dụ như cửa sổ và cửa lớn, mái vòng cột thế đứng của cột, ống khói cầu thang…

Ta cũng có thể thay đổi ấn tượng của không gian. Trong một căn phòng màu trắng và sáng, tất cả bề mặt xung quanh đều được trang trí màu trắng sáng, sẽ tạo cảm giác sai lệch về kích thước văn phòng . Căn phòng trông sẽ rộng và không có giới hạn.

Nếu trần nhà hoặc sàn nhà màu tối thì căn phòng sẽ có một giới hạn rõ ràng. Trần nhà màu tối cảm giác nặng lề và làm cho căn phòng có vẻ thấp hơn. Các gờ tường áp mái kéo thấp, đường gờ xoay , hoặc bề mặt trên của dầm cửa trên tường cũng làm ảnh hưởng đến chiều cao căn phòng.

Sàn nhà màu tối tạo cảm giác chắc chắn và vững bước. Sàn nhà màu sáng tạo cảm giác trơn và kích thích

Tường nhà màu tối với gam màu nóng làm cho căn phòng trông trật hẹp hơn. Tường màu sáng làm cho căn phòng rộng hơn. Cấu trúc ấn tượng sẽ phóng đại chiều rộng của các bức tường.

Các bức tường đối diện trong căn phòng hình chữ nhật nếu có màu sơn hoặc cách trang trí giống nhau sẽ tạo cảm giác phân cực

Vị trí của các đường bờ tường cùng có thể thay đổi ấn tượng về căn phòng , tạo cảm giác tập trung hoặc phân tán , cao rộng , dài hơn hoặc ngắn hơn. Các cấu trúc có góc cạnh trên tường phải cân bằng với cấu trúc còn lại. Nếu không sẽ gây cảm giác không chắc chắn do sai lệch

Cải tạo văn phòng sạch Thông qua các bức vách ., đèn chùm, tủ kính, tấm lát trần… ánh sáng cũng sẽ được phân tán

Khi thiết kế, thi công cải tạo văn phòng thì việc thiết kế văn phòng có hệ thống phòng cháy là cần thiết , có khả năng dập tắt mọi nguồn phát lửa trước khi có sự can thiệp của lực lượng chữa cháy

Hệ thông báo cháy :

Thiết bị phát hiện báo cháy được bố trí ở văn phòng , ở các nơi công cộng. Mạng lưới báo cháy có gắn đồng hồ và đèn báo cháy, khi phát hiện cháy phòng quản lý, bảo vệ nhận tín hiệu thì kiểm soát và khống chế đám cháy một cách nhanh chóng

Hệ thống cứu hỏa

Nước chữa cháy : Được lấy từ hệ thống nước cứu hỏa của chung khu vực. Hệ thống này được bố trí bao bọc xung quanh công trình và bể nước ngầm đặt bên ngoài công trình nước từ bề ngẩm này được lấy bằng các bơm cao áp

Các đầu phun được lắp đặt ở các tầng, ngoài ra mỗi tầng còn được bố trí các thiết bị chữa cháy khác , các hệ thống dây dẫn để đấu nối với hệ thống chữa cháy bên ngoài

Ánh sáng và thông thoáng

Ngoài hệ thống lấy sáng tự nhiên  là các cửa sổ và cửa đi, văn phòng còn sử dụng thông thoáng nhân tạo để thông thoáng cho các phòng . Các thiết bị thông thoáng này bao gồm ( quạt hút mùi, và quạt thổi gió) đặt ở các phòng,  hành lang, bên trong thang máy

Hệ thống chống sét cho văn phòng :

Hệ thống kim thu sét được lắp đặt ở tầng mái và vị trí cao nhất của công trình . Các kim thu sét này được nối với hệ thống tiếp đất bằng các dây dẫn bằng đồng

Hệ thống thoát rác:

Lên thiết kế hệ thống rác cho mỗi văn phòng được cho vào mỗi gen rác. Nơi lấy rác được bố trí ở tầng trệt , ở đây bộ phận vận chuyển đưa rác ra ngoài. Gian rác được thiết kế một cách kín đáo, kỹ kàng để tránh làm ô nhiễm môi trường xung quanh gây ảnh hưởng sức khỏe con người .

Hệ thống cáp tivi, điện thoại, internet khi cải tạo phòng làm việc

Hệ thống internet được thiết kế chặt chẽ, bố trí hợp lý chỗ ngồi nhân viên, tránh tình trạng dây quấn loàng ngoằng. Dây mạng phải được bọc trong ghen kỹ thuật và có hộp để quản lý toàn bộ hệ thống mạng này

Hệ thống điện trong khi cải tạo văn phòng

Khi thiết kế hệ thống điện phải có hộp kỹ thuật để quản lý toàn bộ điện của văn phòng . Dây điện phải được đi trong ghen kỹ thuật, Hệ thống ngắt điện tự động từ 1A tới 50A bố trí theo từng khu vực và đảm bảo an toàn khi có sự cố điện xảy ra